Vous avez repéré une machine à la Foire de Canton, conservé la carte du commercial, pris des photos et négocié un prix intéressant. Une fois rentré, pouvez-vous verser l’acompte ?
Commencez par vérifier la concordance de trois éléments : la machine vue sur le stand, la configuration figurant au devis et l’équipement que le contrat prévoit de livrer.
Le salon permet une première rencontre et un examen du matériel. Le suivi doit transformer ce contact en une commande dont le modèle, le périmètre du prix et les responsabilités sont clairement définis. La méthode ci-dessous s’adresse aux acheteurs qui ont déjà rencontré des fournisseurs et reçu des offres, et qui envisagent de signer ou de payer.
1. Rattachez chaque document au bon fournisseur
Après plusieurs jours de visite, les photos s’accumulent sur le téléphone et les catalogues dans la messagerie. Il devient facile de confondre le devis associé à une machine ou l’entreprise à l’origine d’une promesse.
Un classement simple suffit : un dossier par fournisseur présélectionné, accompagné d’un tableau.
| Rubrique | Éléments à conserver |
|---|---|
| Contact | Société exposante, stand, interlocuteur et coordonnées déjà confirmées |
| Équipement envisagé | Désignation complète, photos de la machine et de sa plaque, principales configurations observées |
| Périmètre du devis | Devise, quantité, prix, règle de livraison et lieu précis |
| Offre du salon | Remises, accessoires offerts, configuration concernée et durée de validité écrite |
| Points en suspens | Fabrication, documents fournis, délai, paiement et responsabilités après-vente |
Datez les devis. Si le fournisseur modifie le prix ou la configuration, conservez la version précédente et demandez le détail des changements. Vous comparerez ainsi les versions d’un même projet d’achat, plutôt que des prix sans correspondance.
2. La configuration exposée est-elle comprise dans le devis ?
Supposons que le stand présente une nacelle à ciseaux électrique automotrice équipée de batteries au lithium, alors que le devis indique seulement :
12 m Electric Scissor Lift — USD 6,500
Il s’agit d’un exemple fictif de devis incomplet, et non d’un prix de marché.
Plusieurs questions restent ouvertes : les 12 m désignent-ils la hauteur de travail ou de plateforme ? Les batteries au lithium sont-elles incluses ? Le système de translation est-il identique ? Le chargeur convient-il à l’alimentation électrique disponible à destination ?
Demandez que chaque poste de la configuration finale soit identifié comme identique au modèle exposé, différent ou disponible en option payante. Toute différence doit préciser ce qui sera réellement livré. « Pratiquement pareil » n’est pas une réponse suffisante.
Distinguez également deux situations.
Achat de la machine exposée : inscrivez dans la commande le numéro de série, l’état actuel, l’usage connu en démonstration, les remises en état convenues et les modalités de remise.
Achat d’une machine à fabriquer : prenez le modèle exposé comme référence de configuration, mais convenez d’un contrôle après fabrication. Les photos et démonstrations du salon ne remplacent pas l’inspection de l’unité de votre commande.
Pour comparer les fournisseurs, alignez d’abord configuration et périmètre de livraison, puis utilisez le guide de comparaison des devis de nacelles à ciseaux. Un prix inférieur peut être intéressant ; encore faut-il savoir ce qui l’explique.
3. Traduisez l’offre du salon en conditions précises
Remises et accessoires méritent d’être négociés. Leur intérêt dépend toutefois de la configuration concernée, du contenu de l’offre et de sa date d’expiration.
| Formulation sur le stand | Précision attendue dans le devis |
|---|---|
| « Un kit de pièces offert » | Désignations, caractéristiques, quantités et expédition avec la machine ou séparément |
| « Environ 20 jours » | Conditions de départ du délai ; fin de fabrication, disponibilité à l’enlèvement ou expédition |
| « Prix FOB » | Port d’embarquement nommé, version des Incoterms® et périmètre complet |
| « 30 % d’acompte » | Bénéficiaire, échéances suivantes et conditions de chaque paiement |
| « Valable pendant le salon » | Date exacte d’expiration et éventuelle prolongation écrite |
Le délai et le pourcentage ci-dessus sont des exemples, non des conditions contractuelles recommandées.
Les Incoterms® répartissent les obligations, coûts et risques liés à la livraison. Ils ne fixent pas à eux seuls les dates de paiement, les moyens de règlement ni l’ensemble du contrat. Le devis doit donc décrire l’accord commercial effectif en plus de la règle de livraison. Voir les explications de l’International Trade Administration des États-Unis.
Si un élément essentiel de configuration ou de paiement n’est pas vérifié, demandez d’abord une prolongation écrite du devis. L’intérêt de conserver une remise et le fait d’avoir réuni les conditions nécessaires au paiement sont deux questions distinctes.
4. Identifiez l’exposant, le fabricant, le vendeur contractuel et le bénéficiaire
Ces rôles peuvent relever d’une seule société ou de plusieurs. Qu’une société de négoce vende une machine fabriquée par une autre entreprise ne révèle pas, en soi, un problème. Il faut en revanche comprendre les responsabilités de chacun dans cette commande.
Consultez le guide sur la vérification vidéo de l’usine pour les points à vérifier.
Obtenez d’abord la raison sociale complète du vendeur contractuel. Pour une société de Chine continentale, demandez son nom enregistré en chinois et son code unifié de crédit social. Procédez ensuite aux vérifications d’identité et de relation avec le fabricant. Le stand, la carte de visite et la marque anglaise sont des points de contact, pas une vérification suffisante de l’entité juridique.
Confirmez qui fabrique réellement, à quelle adresse, et qui assure l’assistance technique et le service après-vente. Devis, contrat, annexes de configuration et coordonnées de paiement doivent être cohérents avec cette organisation.
Si le bénéficiaire du paiement diffère du vendeur contractuel, ne vous contentez pas de « c’est notre autre compte ». Demandez une explication écrite, les autorisations nécessaires et vérifiez l’arrangement. Lorsqu’un compte change juste avant le règlement, confirmez par un canal déjà vérifié indépendamment, sans utiliser uniquement le nouveau numéro indiqué dans l’avis. C’est le principe rappelé par le FBI à propos de la fraude aux courriels professionnels.
Une relation bancaire inexpliquée justifie de suspendre la préparation du paiement et de poursuivre les contrôles. Il n’est pas nécessaire d’accuser le fournisseur pour le faire.
5. Rattachez les points en suspens aux bonnes étapes de l’achat
Toutes les commandes ne nécessitent pas un audit complet de l’usine, et tous les documents ne peuvent pas exister avant signature. Adaptez la vérification à la complexité de l’équipement, aux risques et aux éléments disponibles.
| Situation | Vérifications prioritaires |
|---|---|
| Machine standard, avant signature | Configuration finale, vendeur et compte, délai, documents et garantie |
| Série ou équipement personnalisé | Les points précédents, plus fabrication, critères de réception et vérifications sur site nécessaires |
| Machine d’exposition | Numéro de série, état, corrections, inspection de remise et enlèvement |
| Machine à fabriquer | Documents disponibles maintenant ou après fabrication ; articulation des contrôles, corrections, paiements et expédition |
Séparez « reçu », « vérifié » et « encore attendu ». Chaque point doit avoir un responsable et une échéance dans le déroulement de la commande, au lieu de rester ouvert dans un historique de messages.
Vous pouvez, par exemple, définir dès la commande le périmètre de l’inspection avant expédition et le rapport attendu, puis réaliser le contrôle à la fin de la fabrication. Si son résultat conditionne un paiement, faites-le convenir à l’avance, pas au moment d’une relance ou de l’arrivée du camion.
6. Un courriel de suivi en anglais à adapter
Remplacez les champs entre crochets par les informations réelles. Ce message rassemble les questions ; il ne remplace ni le contrat ni ses annexes techniques.
Subject: Canton Fair Follow-Up — Quotation and Equipment Confirmation
Dear [Name],
It was a pleasure meeting you at the Canton Fair. We are interested in the [model] discussed at your booth for use in [destination country and application].
Before moving forward, please send an updated quotation confirming:
1. The exact model and configuration, including any differences from the display machine.
2. The agreed exhibition price, included accessories or spare parts, and quotation validity.
3. The Incoterms® 2020 rule and named place, lead time and its starting conditions, and payment terms.
4. The actual manufacturer, contracting company and payment beneficiary. Please explain any differences between these parties.
5. The technical documents, destination-market documents and written warranty terms available for this version.
6. The proposed inspection and delivery arrangements, including any items that still require confirmation.
If the quotation is for the display unit itself, please include its serial number, current condition and handover arrangements.
Please identify any documents or decisions you need from us to complete your offer.
Best regards,
[Name / Company]
Après le salon, le travail le plus utile n’est pas toujours de chercher d’autres fournisseurs. Il consiste à rendre les offres existantes claires, comparables et exécutables. Un fournisseur capable de répondre précisément aux différences importantes permet de poursuivre sur une base plus solide.
Vous avez un devis de la Foire de Canton et souhaitez avancer ?
Transmettez à Levantis les coordonnées du fournisseur, le modèle ou le devis et le pays de destination. Nous pouvons vous aider à examiner configuration et conditions commerciales, à organiser les questions relatives aux sociétés, aux paiements et aux documents, puis à coordonner des vérifications ou contrôles avant expédition selon les besoins.
Des photos ou une première offre suffisent pour commencer et déterminer quelles informations manquent.