Você encontrou uma máquina interessante na Feira de Cantão, guardou o cartão do vendedor, tirou fotos e negociou um bom preço. Ao voltar, já pode pagar o sinal?
Antes, confira se três coisas correspondem entre si: a máquina que estava no estande, a configuração que está sendo cotada e o equipamento que o contrato prevê entregar.
A feira permite conhecer o fornecedor e observar a máquina. O acompanhamento posterior deve transformar esse contato em um pedido com modelo identificado, escopo de preço claro e responsabilidades verificáveis. O roteiro abaixo é para quem já conversou com fornecedores, recebeu cotações e está avaliando a assinatura ou um pagamento.
1. Relacione os materiais da feira ao fornecedor correto
Depois de alguns dias de visitas, o celular pode estar cheio de fotos e o e-mail, de catálogos. Fica fácil confundir qual cotação corresponde a qual máquina ou qual empresa fez determinada promessa.
Não é necessário criar um arquivo complexo. Abra uma pasta por fornecedor selecionado e registre as informações abaixo.
| Registro | O que guardar |
|---|---|
| Contato | Empresa expositora, estande, pessoa de contato e canais já confirmados |
| Equipamento de interesse | Modelo completo, fotos da máquina e da placa de identificação, configurações principais observadas |
| Escopo da cotação | Moeda, quantidade, preço, condição de entrega e local exato |
| Oferta da feira | Descontos, itens incluídos, configuração abrangida e validade por escrito |
| Pendências | Relação com o fabricante, documentos, prazo, pagamentos e responsabilidades de pós-venda |
Registre a data de cada cotação. Se o fornecedor atualizar preço ou configuração, mantenha a versão anterior e peça a indicação das mudanças. Assim, você compara versões de uma mesma compra, não tabelas de preços sem correspondência.
2. A configuração exposta está incluída na cotação?
Imagine que o estande apresentava uma plataforma tesoura elétrica autopropelida com bateria de lítio, mas a proposta informa apenas:
12 m Electric Scissor Lift — USD 6,500
Este é um exemplo hipotético de uma cotação incompleta, não um preço de mercado.
A frase não esclarece pontos essenciais: 12 m são altura de trabalho ou da plataforma? A bateria de lítio está incluída? O sistema de tração é igual ao da máquina exposta? O carregador aceita a alimentação elétrica disponível no destino?
Peça ao fornecedor que classifique cada item da configuração final como igual ao equipamento exposto, diferente ou opcional com custo adicional. Nas diferenças, deve constar o que será efetivamente fornecido. “É praticamente igual” não resolve.
Também é importante distinguir duas situações.
Compra da unidade de exposição: registre no pedido número de série, estado atual, uso conhecido em demonstrações, correções combinadas e condições de entrega.
Compra de uma unidade a fabricar: use a máquina exposta como referência de configuração, mas combine uma inspeção após a produção. Fotos e vídeos da feira não substituem a verificação da unidade do seu pedido.
Antes de comparar fornecedores, alinhe configuração e escopo de entrega e depois utilize o guia de comparação de cotações de plataformas tesoura. Um preço menor pode ser vantajoso; primeiro entenda o que explica a diferença.
3. Transforme a oferta da feira em condições objetivas
Descontos e acessórios merecem negociação. O que muda a decisão é saber a qual configuração se aplicam, o que incluem e até quando valem.
| O que se ouve no estande | O que a proposta formal precisa esclarecer |
|---|---|
| “Incluímos um kit de peças” | Nomes, especificações, quantidades e se embarcam com a máquina |
| “Cerca de 20 dias” | Condições que iniciam a contagem e se o prazo termina na fabricação, disponibilidade para retirada ou embarque |
| “Preço FOB” | Porto de embarque nomeado, versão dos Incoterms® e escopo completo |
| “30% de sinal” | Beneficiário, pagamentos seguintes e condições de cada etapa |
| “Válido durante a feira” | Data exata de vencimento e possibilidade de prorrogação por escrito |
Os prazos e percentuais acima são exemplos, não condições contratuais recomendadas.
Os Incoterms® distribuem obrigações, custos e riscos relacionados à entrega. Não definem, por si só, datas de pagamento, meios de pagamento nem todas as cláusulas do contrato. A proposta deve registrar o acordo comercial efetivo, além do termo de entrega. Consulte a explicação da Administração de Comércio Internacional dos Estados Unidos.
Se uma configuração importante ou um dado de pagamento ainda não foi verificado, solicite a extensão escrita da validade. Preservar um desconto e confirmar que as condições para pagar já foram cumpridas são decisões diferentes.
4. Identifique expositor, fabricante, vendedor contratual e beneficiário
Uma empresa pode exercer todas essas funções, ou pode haver várias partes. Uma trading vender um equipamento fabricado por outra empresa não é, por si só, um problema. O que precisa ficar claro é a responsabilidade de cada uma neste pedido.
Consulte o guia sobre a verificação da fábrica por vídeo para conhecer os pontos a verificar.
Comece pela razão social completa do vendedor contratual. Para empresas da China continental, solicite o nome registrado em chinês e o código unificado de crédito social. Depois aplique as verificações de identidade e vínculo com o fabricante. Estande, cartão e marca em inglês são referências de contato, não comprovação suficiente da identidade jurídica.
Confirme quem fabrica, onde ocorre a produção e quem presta suporte técnico e pós-venda. Cotação, contrato, anexos de configuração e instruções de pagamento devem ser coerentes com essa relação.
Se o beneficiário não for o vendedor contratual, “é nossa outra conta” não basta. Peça explicação por escrito, autorizações necessárias e verifique a estrutura. Se os dados bancários mudarem perto do pagamento, confirme por um canal previamente verificado de forma independente, não apenas pelo telefone novo informado no aviso. Esse procedimento segue o princípio das orientações do FBI sobre fraude em e-mails empresariais.
Uma relação bancária não esclarecida é motivo para interromper a preparação do pagamento e continuar verificando. Não é preciso acusar o fornecedor de fraude para agir assim.
5. Vincule cada pendência à etapa correta da compra
Nem todo pedido exige auditoria completa de fábrica, e nem todo documento pode existir antes da assinatura. Ajuste a verificação à complexidade da máquina, ao risco do pedido e às informações disponíveis.
| Situação | Próximos pontos a confirmar |
|---|---|
| Equipamento padrão, antes da assinatura | Configuração final, vendedor e conta, prazo, documentos e garantia |
| Lote ou equipamento personalizado | Os itens anteriores, mais fabricação, critérios de aceitação e verificações presenciais necessárias |
| Unidade de exposição | Série, estado, correções, inspeção de entrega e retirada |
| Equipamento ainda não fabricado | Documentos disponíveis agora e após conclusão; ligação entre inspeção, correções, pagamento e embarque |
Separe “recebido”, “verificado” e “pendente”. Cada ponto deve ter responsável e momento de conclusão dentro do pedido, em vez de ficar indefinidamente em uma conversa.
Por exemplo, combine na contratação o escopo da inspeção pré-embarque e seu relatório, para execução após a fabricação. Se o resultado condicionar um pagamento, registre isso antecipadamente. Não deixe para levantar a exigência quando o fornecedor cobrar ou o caminhão chegar.
6. E-mail de acompanhamento em inglês, pronto para adaptar
Substitua os campos entre colchetes pelos dados reais. A mensagem reúne as pendências, mas não substitui contrato e anexos técnicos.
Subject: Canton Fair Follow-Up — Quotation and Equipment Confirmation
Dear [Name],
It was a pleasure meeting you at the Canton Fair. We are interested in the [model] discussed at your booth for use in [destination country and application].
Before moving forward, please send an updated quotation confirming:
1. The exact model and configuration, including any differences from the display machine.
2. The agreed exhibition price, included accessories or spare parts, and quotation validity.
3. The Incoterms® 2020 rule and named place, lead time and its starting conditions, and payment terms.
4. The actual manufacturer, contracting company and payment beneficiary. Please explain any differences between these parties.
5. The technical documents, destination-market documents and written warranty terms available for this version.
6. The proposed inspection and delivery arrangements, including any items that still require confirmation.
If the quotation is for the display unit itself, please include its serial number, current condition and handover arrangements.
Please identify any documents or decisions you need from us to complete your offer.
Best regards,
[Name / Company]
Depois da feira, o trabalho mais útil nem sempre é encontrar mais fornecedores. É tornar claras, comparáveis e executáveis as propostas que você já recebeu. Quem responde objetivamente às diferenças relevantes permite avançar com uma base mais sólida.
Já tem uma cotação da Feira de Cantão e quer avançar?
Envie à Levantis os dados do fornecedor, modelo ou cotação e país de destino. Podemos ajudar a revisar configuração e condições comerciais, organizar questões sobre empresas, pagamentos e documentos e coordenar verificações do fornecedor ou inspeções pré-embarque conforme a necessidade.
Fotos ou uma proposta preliminar já permitem iniciar a conversa e identificar as informações que faltam.