Encontró una máquina interesante en la Feria de Cantón, guardó la tarjeta del vendedor, tomó fotografías y negoció un buen precio. Al regresar, ¿ya puede pagar el anticipo?
Primero compruebe que coincidan tres cosas: la máquina que vio en el stand, la configuración que ahora le cotizan y el equipo que el contrato obliga a entregar.
La feria permite un primer contacto y conocer el equipo en persona. El seguimiento posterior debe convertir ese encuentro en un pedido con modelo identificado, alcance de precio claro y responsabilidades verificables. Esta guía está dirigida a compradores que ya hablaron con proveedores, recibieron cotizaciones y están por avanzar hacia un contrato o un pago.
1. Relacione cada documento de la feria con su proveedor
Después de varios días de visitas, el teléfono puede estar lleno de fotos y el correo, de catálogos. Lo que más fácilmente se confunde es qué cotización corresponde a qué máquina, o qué empresa hizo determinada promesa.
No hace falta un archivo complicado. Cree una carpeta por proveedor preseleccionado y registre lo siguiente.
| Registro | Información que conviene conservar |
|---|---|
| Contacto | Empresa expositora, stand, persona de contacto y canales ya confirmados |
| Equipo de interés | Modelo completo, fotos del equipo y de su placa, y configuraciones principales observadas |
| Alcance de la oferta | Moneda, cantidad, precio, condición de entrega y lugar exacto |
| Promoción de feria | Descuentos, accesorios incluidos, configuración a la que aplican y vigencia escrita |
| Pendientes | Relación con el fabricante, documentos, plazo, pagos y responsabilidades de posventa |
Ponga fecha a cada cotización. Si cambia el precio o la configuración, conserve la versión anterior y pida que se identifiquen las modificaciones. Así comparará versiones de una misma compra, no listas de precios que no se pueden relacionar.
2. ¿La cotización incluye la configuración del equipo exhibido?
Supongamos que en el stand había una plataforma de tijera eléctrica autopropulsada con batería de litio, pero la oferta solo dice:
12 m Electric Scissor Lift — USD 6,500
Es un ejemplo hipotético de información insuficiente, no un precio de mercado.
La frase deja varias preguntas abiertas. ¿Los 12 m son altura de trabajo o altura de plataforma? ¿Incluye la batería de litio? ¿El sistema de desplazamiento es el mismo? ¿El cargador admite la alimentación eléctrica disponible en destino?
Pida que la lista final de configuración indique, para cada elemento: igual al equipo exhibido, diferente o disponible con costo adicional. Cuando haya diferencias, debe describirse lo que se entregará. “Es prácticamente igual” no basta.
También hay que distinguir dos compras.
Compra del equipo de exhibición: incluya en el pedido el número de serie, estado actual, uso de demostración conocido, correcciones acordadas y condiciones de entrega.
Compra de una unidad de nueva fabricación: utilice la máquina exhibida como referencia de configuración, pero acuerde una inspección al terminar la producción. Las fotos y los videos de la feria no sustituyen la revisión del equipo de su pedido.
Antes de comparar proveedores, iguale configuración y alcance de entrega; después utilice la guía para comparar cotizaciones de plataformas de tijera. Una oferta más baja puede ser conveniente, siempre que sepa qué explica la diferencia.
3. Convierta la promoción de feria en condiciones concretas
Vale la pena negociar descuentos y accesorios. Lo decisivo es saber a qué configuración aplican, qué incluyen y hasta cuándo son válidos.
| Lo que se dice en el stand | Lo que debe precisar la cotización formal |
|---|---|
| “Incluimos un juego de repuestos” | Nombre, especificación, cantidad y si se embarca con la máquina |
| “Unos 20 días” | Qué condición inicia el plazo y si termina con la fabricación, la disponibilidad para retiro o el embarque |
| “Precio FOB” | Puerto de embarque convenido, versión de Incoterms® y alcance completo |
| “30% de anticipo” | Beneficiario, pagos posteriores y condiciones que habilitan cada uno |
| “Solo durante la feria” | Fecha exacta de vencimiento y posibilidad de prórroga escrita |
Los plazos y porcentajes anteriores son ejemplos, no condiciones contractuales recomendadas.
Los Incoterms® distribuyen obligaciones, costos y riesgos relacionados con la entrega. No fijan por sí solos fechas de pago, medios de pago ni todas las condiciones del contrato. La cotización debe describir lo realmente acordado, además de indicar el término comercial. Véase la explicación de la Administración de Comercio Internacional de Estados Unidos.
Si faltan datos importantes de configuración o pago, solicite primero una extensión escrita de la vigencia. Decidir si conviene conservar un descuento no es lo mismo que confirmar que ya se cumplen las condiciones para pagar.
4. Distinga expositor, fabricante, vendedor contractual y beneficiario del pago
Una sola empresa puede desempeñar todos esos papeles, o pueden intervenir varias. Que una comercializadora venda equipos fabricados por otra empresa no implica, por sí mismo, una irregularidad. Lo que debe quedar claro es la responsabilidad de cada parte en este pedido.
Consulte la guía sobre la verificación de fábrica por video para conocer los puntos que debe comprobar.
Solicite primero la razón social completa del vendedor contractual. Para empresas de China continental, pida el nombre registrado en chino y el código unificado de crédito social. Después aplique las comprobaciones de identidad y relación con el fabricante. El stand, la tarjeta y la marca en inglés sirven como referencias de contacto, pero no verifican por sí solos la identidad legal.
Confirme quién fabrica realmente la máquina, dónde se produce y quién presta soporte técnico y posventa. La cotización, el contrato, los anexos de configuración y las instrucciones de pago deben ser coherentes con esa relación.
Si el beneficiario no es el vendedor contractual, no se conforme con “es nuestra otra cuenta”. Pida una explicación escrita, las autorizaciones necesarias y verifique el acuerdo. Ante un cambio de cuenta próximo al pago, confirme por un canal previamente verificado de forma independiente; no llame únicamente al número nuevo incluido en el aviso. Es el mismo principio de las recomendaciones del FBI sobre fraude por correo empresarial.
Una relación bancaria sin aclarar justifica detener la gestión del pago y seguir verificando. No hace falta acusar al proveedor de fraude para hacerlo.
5. Asigne los pendientes al momento correcto de la compra
No todos los pedidos requieren una auditoría integral de fábrica, ni todos los documentos pueden existir antes de la firma. Ajuste la revisión a la complejidad del equipo, el riesgo del pedido y la evidencia disponible.
| Situación | Qué confirmar a continuación |
|---|---|
| Equipo estándar, antes de firmar | Configuración final, vendedor y cuenta, plazo, lista de documentos y garantía |
| Pedido por lote o personalizado | Lo anterior, más fabricación, criterios de aceptación y verificaciones presenciales necesarias |
| Compra del equipo exhibido | Número de serie, estado, correcciones, inspección de entrega y retiro |
| Equipo aún no fabricado | Qué se entrega ahora y al finalizar; relación entre inspección, correcciones, pagos y embarque |
Registre por separado “recibido”, “verificado” y “pendiente”. Asigne a cada punto un responsable y un momento de resolución dentro del pedido; no lo deje indefinidamente en una conversación.
Por ejemplo, acuerde al contratar el alcance de la inspección previa al embarque y su informe, para realizarla cuando el equipo esté terminado. Si el resultado condicionará un pago, déjelo pactado desde el principio, no cuando el proveedor esté cobrando o el camión llegue a la fábrica.
6. Correo de seguimiento en inglés, listo para adaptar
Sustituya los campos entre corchetes con los datos reales. Este correo reúne los pendientes; no reemplaza el contrato ni los anexos técnicos.
Subject: Canton Fair Follow-Up — Quotation and Equipment Confirmation
Dear [Name],
It was a pleasure meeting you at the Canton Fair. We are interested in the [model] discussed at your booth for use in [destination country and application].
Before moving forward, please send an updated quotation confirming:
1. The exact model and configuration, including any differences from the display machine.
2. The agreed exhibition price, included accessories or spare parts, and quotation validity.
3. The Incoterms® 2020 rule and named place, lead time and its starting conditions, and payment terms.
4. The actual manufacturer, contracting company and payment beneficiary. Please explain any differences between these parties.
5. The technical documents, destination-market documents and written warranty terms available for this version.
6. The proposed inspection and delivery arrangements, including any items that still require confirmation.
If the quotation is for the display unit itself, please include its serial number, current condition and handover arrangements.
Please identify any documents or decisions you need from us to complete your offer.
Best regards,
[Name / Company]
Después de la feria, el trabajo más útil no siempre es buscar más proveedores, sino hacer que las ofertas existentes sean claras, comparables y ejecutables. Los proveedores capaces de responder expresamente sobre las diferencias importantes son los que permiten avanzar con una base más firme.
¿Ya tiene una cotización de la Feria de Cantón y quiere avanzar?
Envíe a Levantis los datos del proveedor, el modelo o la cotización y el país de destino. Podemos ayudarle a revisar configuración y condiciones comerciales, ordenar los pendientes sobre empresas, pagos y documentos, y coordinar verificaciones del proveedor o inspecciones previas al embarque según la necesidad.
También puede empezar con fotografías o una cotización preliminar. A partir de ellas, definiremos qué información hace falta.