Votre fournisseur en Chine vous annonce que la nacelle est terminée et vous demande de régler le solde pour organiser l'expédition.
Vous avez déjà reçu des photos, des vidéos et des rapports de contrôle. Pourtant, des questions subsistent. La machine photographiée est-elle bien celle de votre commande ? Les problèmes signalés ont-ils été corrigés ? « Prête à expédier » signifie-t-il que les conditions de paiement convenues sont remplies ?
À ce stade, l'objectif n'est pas de recueillir davantage de documents, mais de rapprocher les justificatifs disponibles des conditions de ce paiement.
Le règlement avant expédition est une modalité du commerce international ; il ne révèle pas, à lui seul, une anomalie chez le fournisseur. Il oblige néanmoins l'acheteur à décider du paiement avant le départ des marchandises. Source : paiement d'avance.
1. Déterminez pourquoi le paiement est demandé maintenant
Reprenez le contrat, l'annexe de configuration définitive et les modifications approuvées par les deux parties. Identifiez précisément ce qui déclenche le règlement du solde.
« À la fin de la production », « après l'inspection convenue » et « après confirmation des corrections » ne désignent pas les mêmes conditions. Un message indiquant « c'est terminé » ne suffit pas à établir qu'elles sont toutes remplies.
Séparez les points en deux étapes.
Avant le paiement : les contrôles, corrections ou documents que le contrat prévoit à ce moment.
Après le paiement, au stade convenu : si le chargement suit la réception du solde, les numéros définitifs du conteneur et du scellé relèvent normalement des enregistrements de chargement, établis plus tard.
Toute modification du calendrier de paiement doit être confirmée par écrit avec le fournisseur. Une liste de contrôle ajoutée ensuite ne remplace pas le contrat initial.
2. Identifiez d'abord l'équipement auquel se rapportent les justificatifs
Un document est utile lorsqu'on sait quelle machine, quelle configuration et quelle date il concerne.
La vidéo de fonctionnement doit pouvoir être rattachée à votre commande. Le numéro de série du rapport doit correspondre à l'unité destinée à la livraison. Le relevé de correction doit identifier le problème traité, plutôt que mentionner seulement « tout est résolu ».
Distinguez deux situations :
L'absence de preuve laisse un point non vérifié. Une preuve montrant une différence établit un écart.
Si l'étiquette du chargeur n'a pas été photographiée, demandez un justificatif complémentaire. Si la photo montre un autre modèle, demandez une explication et un traitement de l'écart. « Merci de confirmer que tout est conforme » ne résout pas ces deux cas.
Pour le périmètre du contrôle de la machine, consultez le guide d'inspection avant expédition d'une nacelle à ciseaux. Ici, la question est de savoir comment les résultats étayent la décision de paiement.
3. Tableau de vérification avant règlement du solde
En tête du tableau, indiquez : numéro de commande, modèle ou numéro de série, version de configuration approuvée et date de revue.
Consultez le guide sur la vérification des actions correctives pour les points à vérifier.
L'exemple ci-dessous est fictif. Ce n'est pas un référentiel universel de réception.
| Exigence convenue | Justificatifs et état actuel | Point ouvert / prochaine action | Responsable de la confirmation |
|---|---|---|---|
| La machine commandée est bien l'unité inspectée | Plaque, numéro de série et rapport rapprochés | Conserver la correspondance | Le fournisseur transmet ; la personne désignée par l'acheteur vérifie |
| La configuration principale correspond à la version approuvée | La plupart des points sont vérifiés ; écart sur le chargeur | Fournir la modification approuvée ou rétablir la configuration convenue | Le service technique explique ; l'acheteur confirme la décision |
| Les contrôles convenus sont terminés | Rapport reçu ; certains points n'ont pas été testés | Définir les essais restants et obtenir leurs résultats | Personnel chargé des contrôles convenus |
| Les écarts ont été traités comme prévu | Photos du remplacement reçues | Résultat de la vérification complémentaire manquant ; le point reste ouvert | L'usine corrige ; le personnel désigné vérifie |
| Les documents exigés avant paiement sont complets | Manuel reçu ; version non encore vérifiée | Confirmer son application à la configuration livrée | Responsable documentaire et acheteur |
| Les étapes d'expédition suivantes sont attribuées | Emballage et chargement prévus après paiement | Définir qui relève les accessoires et le chargement, et à quel moment | Fournisseur et coordination logistique |
Dans la colonne des justificatifs, n'écrivez pas seulement « photos disponibles ». Précisez le fichier, la date et la machine pour permettre le suivi de l'action.
Le tableau doit déboucher sur une conclusion simple :
Quelles conditions de ce paiement sont vérifiées, lesquelles nécessitent encore un justificatif ou une intervention, qui s'en charge et pour quand.
Il n'est pas nécessaire de tout cocher « validé » pour présenter un document apparemment complet.
4. Conseil de communication : ne renvoyez que les points qui bloquent cette décision
Imaginons que vous ayez reçu vingt photos, mais qu'il manque seulement deux éléments : la vérification convenue après remplacement du chargeur et le manuel de la configuration définitive.
Demander à nouveau « l'ensemble des documents » n'indique pas ce que vous jugez incomplet.
Un message plus utile serait :
Nous avons reçu les photos et le rapport d'inspection. Deux points restent à confirmer pour examiner les conditions de paiement :
1. Le résultat de la vérification convenue après remplacement du chargeur de cette commande.
2. La confirmation que le manuel d'utilisation couvre la configuration définitive.
Merci d'indiquer un responsable et une date de réponse pour chaque point. Il n'est pas nécessaire de renvoyer les éléments déjà confirmés.
Transformez « le dossier est incomplet » en deux tâches précises.
Le commercial n'a pas à porter immédiatement un jugement technique. Vous pouvez le conserver comme interlocuteur et lui demander de coordonner la réponse avec la qualité ou le service technique. Vous gardez ainsi un canal unique tout en obtenant l'information de la personne responsable.
Distinguez également « demande reçue », « correction effectuée » et « vérification complémentaire terminée ». Un simple « OK » ne situe pas l'avancement.
5. Décidez à partir des justificatifs, pas de la fréquence des relances de paiement
Dans l'exemple du chargeur, « nous allons le remplacer » est un engagement.
La photo du nouveau chargeur apporte un élément concernant le remplacement annoncé, mais il faut encore le rattacher à la commande et confirmer son adéquation.
Le résultat de la vérification convenue, identifié à cette machine, peut ensuite justifier la clôture du point.
Si le contrat en fait une condition de paiement, examinez-le comme tel. L'acceptation d'un écart ou un changement de séquence doivent être convenus séparément par écrit.
Vérifiez les coordonnées de paiement à part. Si le compte bancaire ou la procédure change, confirmez par un canal indépendant déjà établi, et pas uniquement avec les nouveaux contacts figurant dans le message. Source : vérification des changements de paiement. Consultez aussi le guide de vérification d'un fournisseur chinois et des parties à la transaction.
Beaucoup de documents, mais vous ne savez toujours pas ce qui reste à confirmer ?
Transmettez à Levantis les conditions de paiement et les pièces qui vous posent question. Nous pouvons vous aider à structurer les points ouverts, obtenir les informations manquantes auprès du fournisseur chinois et coordonner, selon un périmètre défini, une nouvelle vérification de l'équipement.