Solicita precios a cinco fábricas de China y recibe cinco ofertas que no se pueden comparar directamente. Una indica 12 m de altura de trabajo; otra, 12 m de altura de plataforma. Algunas detallan batería y cargador, otras solo el precio de la máquina. Otra ni siquiera señala el lugar de entrega.
El problema puede haber empezado antes de recibir las cotizaciones.
Una solicitud de cotización —RFQ, por sus siglas en inglés— sirve para que distintos proveedores propongan equipos sobre una misma base de necesidades. No tiene que ser extensa, pero sí explicar el trabajo, las condiciones que no se pueden negociar y las configuraciones que el proveedor puede recomendar.
Tomaremos como ejemplo una plataforma de tijera eléctrica autopropulsada. La guía incluye un modelo en inglés para adaptar y enviar.
1. Describa el trabajo, no solo “una plataforma de tijera de 12 metros”
“12 metros, eléctrica y autopropulsada” sirve para iniciar una consulta, pero no permite determinar si una máquina es adecuada.
Consulte la guía sobre la altura de trabajo y la altura de plataforma para conocer los puntos que debe comprobar.
¿Los 12 m corresponden a altura de trabajo o de plataforma? ¿Se utilizará en interiores o exteriores? ¿Cuántas personas subirán y cuánto pesarán herramientas y materiales? ¿Dónde están la puerta y el paso más estrechos? ¿Qué suministro eléctrico habrá para cargar? Estas condiciones deben acompañar a los parámetros del equipo.
La lista de selección de plataformas de IPAF también parte de altura y alcance, tarea, entorno, suelo y acceso. El comprador no necesita diseñar la máquina, pero sí describir fielmente cómo se usará.
Marque como “por confirmar” los datos que aún no se hayan medido. No convierta un ancho de puerta estimado en una cifra aparentemente exacta y después pida al proveedor que garantice el paso con esa base.
2. Separe requisitos obligatorios, preferencias y recomendaciones
No todas las configuraciones tienen el mismo peso. Clasificarlas en tres grupos permite distinguir las restricciones reales de los aspectos donde se aceptan alternativas.
| Categoría | Significado | Ejemplo |
|---|---|---|
| Obligatorio — Must Have | Sin ello, el equipo no sirve para esta tarea | Cumplir 12 m de altura de trabajo, la carga de personas y materiales y el acceso al sitio en las condiciones acordadas |
| Preferencia — Preferred | Se prefiere, pero admite comparación con otras opciones | Batería de litio; un juego adicional de repuestos de uso frecuente |
| A recomendar — To Be Proposed | Aún no está definido; el proveedor propone y justifica | Capacidad de batería, modelo de cargador y componentes principales no especificados |
Los manuales de operación y documentos para destino deben definirse según usuarios, equipo y requisitos aplicables. No clasifique documentos indispensables como extras que se pueden eliminar sin más.
También se evita el problema opuesto: fijar muchas marcas y modelos de componentes sin comprender cómo se relacionan y descartar soluciones viables. Primero describa el trabajo que debe realizar la máquina; después decida si hace falta especificar la bomba hidráulica, el motor u otros componentes. Cuando haya una necesidad real de mantenimiento, compatibilidad u otra condición de compra, inclúyala expresamente como obligatoria.
3. Organice la información en seis grupos
| Grupo | Qué explica el comprador y qué confirma el proveedor |
|---|---|
| Compra | Cantidad, nuevo o usado, aplicación, país y ciudad de destino |
| Trabajo | Altura requerida, ocupantes y peso total de personas, herramientas y materiales; interiores/exteriores, suelo y obstáculos |
| Restricciones | Ancho y altura libres de la ruta, límites de transporte y condiciones conocidas, como capacidad portante del suelo |
| Energía | Tensión y frecuencia disponibles, preferencia de batería y configuraciones a recomendar |
| Documentación | Ficha del modelo, manual, documentos para destino e información de repuestos |
| Condiciones comerciales | Precio y moneda, término y lugar de entrega, plazo, pagos, garantía y vigencia |
Hay dos distinciones importantes.
Consulte la guía sobre el voltaje del cargador y la alimentación en destino para conocer los puntos que debe comprobar.
Informe las dimensiones libres del sitio; no las convierta automáticamente en el ancho máximo admisible de la máquina. Envíe datos de puertas, pasillos y giros. El proveedor debe explicar en qué configuración pasa el equipo, qué holgura necesita y si requiere plegar barandales u otras operaciones.
Indique la carga real del trabajo; no copie solamente la capacidad máxima del catálogo. Incluya personas, herramientas y materiales, y solicite capacidad nominal, ocupantes permitidos y límites de la extensión de plataforma.
Las condiciones comerciales tampoco se resuelven con “envíe su mejor precio”. La guía de factura proforma de la Administración de Comercio Internacional de Estados Unidos incluye producto, precio, pesos y dimensiones, lugar de entrega, pago, fecha estimada de embarque y vigencia. El comprador puede no conocer todas las respuestas, pero debe pedir que se contesten.
4. Modelo de RFQ en inglés para copiar y adaptar
Este ejemplo supone la compra de una plataforma de tijera eléctrica autopropulsada nueva para mantenimiento interior de un almacén, con altura de trabajo mínima de 12 m. Ajuste los parámetros a la necesidad real y complete los corchetes.
Subject: RFQ — Self-Propelled Electric Scissor Lift, 12 m Working Height
Dear Sales Team,
We are looking to purchase one new self-propelled electric scissor lift for indoor warehouse maintenance.
Please recommend a suitable model based on the following requirements.
Required specifications
| Item | Requirement |
|---|---|
| Quantity | 1 unit, new |
| Working height | Minimum 12 m |
| Platform height | Please specify separately |
| Application | Indoor warehouse maintenance |
| Platform load | [Number of occupants and total mass of people, tools and materials]; please state the rated capacity, permitted occupancy and any extension-deck limits |
| Access constraints | Clear doorway width [ ] and height [ ]; please state stowed dimensions, the configuration required for access and the clearance your model needs |
| Power supply | [Local voltage and frequency] |
| Destination | [Country and city] |
Quotation requirements
Please provide the complete model designation, technical specifications, standard configuration, battery and charger details, and packed dimensions and gross weight.
Quote the base machine and optional equipment separately. If your recommended model differs from any requirement, please identify the difference and explain your recommendation.
Please also specify:
- Unit price, currency and Incoterms® 2020 delivery term with the named place.
- Estimated lead time and the conditions from which it starts.
- Payment terms and quotation validity.
- Written warranty coverage, spare parts support and operating manuals in [required language].
- Documents available for the destination market and any requirements still to be confirmed.
Please attach the specification sheet for the exact model and configuration being offered.
Best regards,
[Name / Company]
Los 12 m no son una especificación universal. El entorno, el acceso, la carga y la alimentación eléctrica deben corresponder al trabajo concreto. Las evaluaciones del sitio pendientes —por ejemplo, capacidad portante del suelo— también deben quedar identificadas.
La misma estructura sirve para otras plataformas, añadiendo solo lo que afecte a la selección. Para equipos de brazo, indique alcance horizontal y obstáculos y solicite el diagrama de trabajo correspondiente a la carga. Para equipos tipo araña, defina primero si son sobre orugas o remolcables y añada acceso y espacio para estabilizadores. Para equipos montados sobre camión, precise si necesita el vehículo completo o solo el equipo elevador, además del destino y el chasis propuesto.
5. Revise primero si el modelo alternativo cumple lo obligatorio
Una RFQ no exige que todas las fábricas fabriquen exactamente la misma máquina. Se pueden recomendar alternativas, siempre que se detallen las diferencias.
Suponga que necesita 12 m de altura de trabajo y le ofrecen 12,1 m, pero el equipo supera las dimensiones permitidas para el acceso. La altura adicional no compensa que no pueda entrar. No es correcto presentarlo simplemente como una “mejora”.
En cambio, una máquina algo más cara y con mayor capacidad, que cumpla todos los requisitos obligatorios, puede mantenerse como una alternativa independiente.
Pida distinguir la oferta que cumple los requisitos originales de la alternativa que se aparta de ellos. Las condiciones sin confirmar también deben señalarse, no darse por cumplidas. Después compare configuración y alcance de entrega sobre la misma base para decidir si la diferencia de precio aporta valor.
6. Lleve lo acordado por mensajes a una sola cotización formal
La batería se confirma por WhatsApp, el cargador se cambia por correo y la proforma final sigue indicando un modelo genérico. Ese conjunto de mensajes dificulta definir con claridad qué debe entregarse.
Al terminar la discusión técnica, solicite una cotización o proforma actualizada que remita al anexo final de configuración. Conserve fechas y modificaciones aprobadas: precio, modelo, componentes, accesorios y plazo deben corresponder a una misma versión.
Antes de contratar, verifique también al fabricante real, vendedor contractual y beneficiario. Una RFQ bien respondida aclara la propuesta de equipo; la identidad de quienes intervienen en la operación exige una verificación distinta.
La mejor RFQ no es la que contiene más parámetros, sino la que obliga a aclarar qué se cumple, qué cambia y qué falta confirmar.
¿Está preparando una consulta para proveedores chinos?
Indique a Levantis el país de uso, el trabajo previsto y las condiciones de altura, carga y acceso que ya conozca. Puede incluir modelos o cotizaciones existentes. Podemos ayudarle a ordenar los requisitos, comparar respuestas y detectar diferencias pendientes.
No necesita haber elegido un modelo. Las cuestiones de adecuación al sitio y seguridad se confirman con la documentación del fabricante y las evaluaciones necesarias.